하루를 48시간으로 사는 정리의 기술
"정리를 위한 6가지 원칙"
1. 버리는 규칙을 정한다
- 일 년이 지나면 버린다
- 용건이 끝난 자료는 버린다
- 흥미가 없어진 것은 버린다
2. 분류에 대한 규칙을 만든다
- 의뢰자별로 색을 다르게 한다
- 프로젝트별로 색을 다르게 한다
3. 내용을 한눈에 알아볼 수 있는 구조로 만든다
- 이름표를 붙인다
- 제목을 붙인다
- 색을 다르게 한다
- 투명 케이스에 보관한다
4. 언제나 볼 수 있는 상황·환경으로 만든다
- 색인을 만든다
- 캐비닛을 열면 자료들이 한 눈에 들어오도록 놓아둔다
5. 일단 정리가 끝나면 머릿속에서 지워버린다
- 수첩 등에 메모한 사항은 잊도록 한다
6. 눈앞에서 치운다
- 캐비닛 안에 넣는다
- 박스 파일 안에 보관한다
- 책꽂이에 꽂아둔다
< 목 차 >
1장 도대체 왜 정리할 수 없는 것일까?
‘정리할 수가 없어!’, ‘일이 정돈되질 않아!’ 하고 고민하는 사람들은 우선 책상 주변 정리부터 시작해 보자
1) 어째서 언제나 허둥대고 바쁘기만 한 것일까?
· 정리를 하지 못하는 사람은 언제나 바쁘다
· ‘지금 바로 한다’가 정리의 첫걸음이다
· 매일 정리 정돈하는 습관을 들인다
· 정리를 잘 하는 사람에게는 중요한 일을 맡길 수 있다
2) 우선 책상 주변의 정리부터 시작한다
· 정돈과 정리는 어떻게 다른가?
· 정돈에서 정리로
3) ‘넣어둔다’가 아닌, 꺼내서 사용할 때를 생각한다
· ‘얼마나 잘 활용할 것인가’를 생각한 수납을 하자
· 정리 계획을 세우는 것이 중요하다
· 정리 정돈하는 시간을 설정한다
· 한 달에 한 번 점검하는 날을 정해 두는 것도 좋다
· 정리를 위한 6가지 원칙
4) 한꺼번에 모두 하려고 하기 때문에 잘 되지 않는다
· 하루 일과 속에 ‘정리’라고 하는 작업을 반드시 넣어둔다
· 가능한 일부터 시작하라
5) 완벽하게 하려고 하기 때문에 잘 되지 않는다
· 즐기면서 하라
· 물건을 살 때 나중에 쓰레기가 되는 포장재 등은 버리자
· 깔끔하게 한눈에 들어오는 것도 중요
· 필요 없는 물건을 시야에서 없앤다
2장 ‘물건’과 ‘책상 주변’을 어떻게 정리하는가?
책상 위나 책꽂이, 캐비닛 등 주변이 깔끔해지고. 일의 속도도 올릴 수 있는 정리는 이렇게 하면 된다!
1) 우선 사무실 정리부터 시작한다
· 이런 사무실에서는 일을 할 수 없다
· 우선 책상 위부터 치우자
· 치우는 김에 전기 배선도 깨끗하게 정리하자
2) 책상 위를 어떤 식으로 배치할까?
· 책상을 작업장으로 만든다
· 자주 쓰는 물건은 서랍 속에 넣지 않는다
· 책상 위를 정리하는 순서는?
3) 일하기 편한 환경을 만들자
· 컴퓨터의 위치에 대해서도 연구하자
· 쓰레기통은 ‘정리’의 필수품
· 책상에 둘 물건과 두지 않을 물건을 구분한다
· 캐비닛이나 서랍 정리는 물건을 놓아둘 자리를 마련하는 것
4) 필기구 정리 방법과 책상 주변의 소도구들
· 나의 필기구 정리 방법
· 필기구를 버리는 시기는?
· 바로 쓰는 서류는 책상 위에 세워둔다
5) 책상 위에 작은 책장을 만들어 정리하는 방법도 있다
· 정리가 서투른 사람이 갑자기 정리를 잘할 수 있다?!
· 책상 앞에 코르크 판을 설치한다
6) 책상 서랍은 어떻게 정리할까?
· 서랍 안을 정리하는 원칙은?
· 우선 서랍 안에 있는 물건들을 전부 끄집어낸다
· 서랍 안이 엉망이어서 어떻게 손을 댈 수 없을 때
· 책상 서랍 안 정리계획서는 눈에 보이는 곳에 붙여둔다
· 서랍 별로 어떤 물건을 넣을 것인가?
7) 편리한 도구를 자꾸 활용한다
· 책이나 자료는 반드시 세로로 세워놓는다
· 자를 가지고 다닌다
· 전표나 영수증 정리 방법
· 자질구레한 소품 정리는 지퍼가 달린 비닐봉지에
· 주방용품을 활용하자
· ‘미니쓰레기통’을 놓아둔다
· 클리어 파일로 정리한다
· 투명 케이스(박스, 휴대케이스, 봉지, 백)의 활용
8) 쌓여가는 명함을 어떻게 정리할 것인가?
· 명함을 그저 주고받기만 해서는 아무런 의미가 없다
· 나중에 얼굴이 생각나도록 특징을 적어두자
· 명함 정리의 순서
· 무리하게 분류하려고 해서는 안 된다
9) 시각적으로 보기 좋지 않으면 능률도 오르지 않는다
· ‘색깔을 통일시킨다’는 말의 의미
· 사무실 색조를 통일시킨다
10) 정리와 분류를 하기 위한 도구에 대해 알아둔다
· 소품들은 세분화해서 넣어둔다
· 컨테이너 박스를 이용해서 책상 속을 비워 정리한다
· 컬러 박스(서류함)로 정리 코너를 만든다
· 책상 밑이나 벽을 이용한다
· 도구 휴대 박스
· 걸개식 파일용 캐비닛
· 귀사 후 정리 정돈이란?
11) 편지와 엽서, 팩스 문서 등의 정리
· 편지와 엽서는 모아두지 않는다
· 우편물 정리는 이렇게 한다
· 인사장이나 답례 편지는 어떻게처리할 것인가?
· 팩스 처리는 어떻게 할 것인가?
3장 정보의 정리&활용은 어떻게 할까?
넘쳐나는 정보, 신문과 잡지, 텔레비전 등의 정보를 정확하게 처리하고 활용하기 위해서는 이렇게 정리하면 된다
1) 넘쳐나는 정보 가운데 필요한 것만 얻고 싶다!
· 꼭 필요한 정보가 무엇인가를 파악한다
· 스스로 정보선택을 위한 키워드를 만든다
· 아무 정보나 마구 수집하지 않도록 한다
· 처음부터 완벽하게 하려고 하지 않아도 된다
2) 정리하는 환경을 만든다
· 파일링 감각을 익힌다
· 자신의 업무 방식을 바꾼다
· 해야 할 일에 순번을 매기면 좋다
· 자신을 지켜보기 위한 일기를 써 보자
3) 산더미 같은 서류나 자료를 정리하는 파일링의 기본이란?
· 우선 파일링 박스로 대충 정리한다
· 파일링의 기본은?
· 다양한 그루핑(Grouping) 방법
· 무리한 정보 분류는 별 의미가 없다
4) 문득 떠오른 아이디어를 재빨리 메모한다
· 메모장은 한 권으로 처리하는 것이 기본
· 메모할 때의 6가지 기본
· 메모를 노트에 옮겨 적는 것도 좋다
5) 메모는 데이터베이스화 해야 바로소 살아난다
· 회의할 때 기록한 메모는 가능하면 남겨둔다
· 메모를 모아 한 권의 노트(책)를 만든다
· 테마별로 정리하여 데이터베이스화 한다
· 메모는 다시 읽고 정리함으로써 살아난다
6) 가방 속은 어떻게 정리할 것인가?
· 가방은 중요한 정보의 집합 장소
· 가방을 가볍게 하려면 어떻게 해야 하나?
· 가방 속에 넣을 물건의 리스트로 만들어 정리한다
7) 가방 속 어느 곳에 어떤 물건을 넣으면 잘 정리가 될까?
· 자주 쓰는 물건은 쉽게 꺼낼 수 있도록
· ‘이것밖에는 넣지 않는다’는 룰을 만든다
· 잡지나 신문, 서적이 가방을 불편하게 만든다
· 가방을 정리하여 기분을 새롭게 하자
· 노트북 가방 속 정리
8)책이나 잡지의 정보를 정리한다
· 책이나 자료가 쌓이는 것은 요주의!
· 좀처럼 책을 버리지 않는 사람에게
· 쌓여만 가는 잡지는 어떻게 할 것인가?
· 잡지는 대충 읽는다
· 잡지의 기사 정리는 이렇게 한다
9) 신문 기사를 정리 ? 활용한다
· 제목을 보고 읽을 기사를 정한다
· 신문기사는 가능하면 복사해서 보관한다
· 복사하는 게 귀찮은 사람을 위한 정리 기술
10) 컴퓨터로 일할 때의 정리
· 보관하는 파일을 정리하기 위해서는 폴더를 만든다
· 플로피디스크, CD-R의 정리
4장 ‘시간’을 어떻게 정리할 것인가?
쓸데없는 스케줄을 없애고, 효과적으로 시간을 활용하기 위한 4가지 법칙
1) 준비를 잘 해두면 ‘활용할 수 있는’ 시간도 많아진다
· 정리란 ‘시간의 단축’이기도 하다
· 모두 완벽하게 하려고 생각하지 말자
· 오늘 하루, 어디까지 할 것인가를 정한다
· 저녁에 회사에 돌아온 후 해야 할 일
2) 스케줄을 정리한다
· 효율적으로 시간을 활용하기 위해서는?
· 일이 갑자기 변경되었을 때의 대응은?
· 스케줄 관리의 기본은 ‘결단력’
· 계획과 실결과를 점검한다
3) 집중 가능한 시간을 만든다
· 자신만의 시간을 만든다
· 점심시간이나 집에서 보내는 시간도 유용하게 활용
· 시간 낭비는 없었는가 점검한다
4) 연간 계획을 세운다
· 달력으로 계획을 정리한다
· 달력은 처음에는 대략적이어도 좋다
에필로그- ‘살아있는 시간’을 만들어내는 것이 정리이다
< 정리의 기술 - 사카토 켄지 지음 | 이봉노 옮김 >
